※本記事は2017年に書かれた記事です。
ナレッジソサエティとは起業家、経営者を応援する会社です。
主に起業家向けの会員制シェアオフィス、バーチャルオフィスを運営しています。
我々の仕事は、
オフィスを利用いただいている約1400社（2020年1月現在）の会員様の郵便物の発送、お問い合わせ対応、館内メンテナンス、会議室の貸し出し、利用検討者様へオフィスのご案内、マーケティング、広報などがあります。
施設（シェアオフィス）は8：00～22：00までOPENしており、
アルバイト3名（全員女性）、社員3名（全員男性）体制で運営しています。（平日は5名程度、土日は基本2名）
2017年の年末の営業最終週の5日間（平日）、普段からアルバイトの方々にはお世話になっているので、感謝の気持ちを込めてまとまった休みを取ってもらいました。
つまり社員だけで運営を行い、アルバイトに任せている業務を社員が行いました。
その5日間でわかった4つのことを書いてみました。
①他の人の仕事を理解
私（社員）は非会員向けの活動（外部活動）である、営業や販促を中心に行っています。
“中心”と書いたのは、他に広報や採用の仕事も行っているからです。
会員向けの活動（内部活動）は郵便物の発送、書類作成、館内メンテナンス等です。
この会員向けの活動をアルバイトが中心となって行っています。
年末にはアルバイト全員が休暇のため、私も内部活動に着手しました。
ある程度の知識や経験はあったものの、経験値が低いため思うようにいかないことばかりでした。
単に慣れていない分スピードが遅かったり、確信が持てないために判断で迷うこともしばしばありました。
普段と異なる仕事で焦りや疲れはありましたが、良いこともありました。
②改善点を見つけられた
実際に郵便物の作業をしている中で
「Aというやり方をしているけど、Bというやり方の方が早いよね？」
「Cの作業は何の意味があるの？やらないことでデメリットは無いよね？だとしたらやめて簡素化しよう。」
という話し合いを他の社員とできたことは進歩でした。
「事件は会議室で起きてるんじゃない！現場で起きてるんだ！」
かの有名な青島刑事の言う通り、
現場でないとわからない情報が多々ありました。
しかし、常に現場に出るわけにもいかないので、できることは2つです。
A.時々現場に出る
B.定期的なヒアリング
できる限り営業や販促に注力したいのでBが現実的かと思います。
工程を1つでも減らすことができたら………それが1日2分掛かることだったら、1ヶ月で1時間も節約できます。
その1時間を生み出すこと。これも大事な仕事であることを再認識しました。
③エースに頼り過ぎては危険
属人化ではなく簡素化することも大切な仕事であると気づきました。
AさんはできてBさんはできない仕事がある場合、
Aさんが休みの日には結果にバラつきが出てしまい、お客様に迷惑が掛かってしまいます。
当社と同じビジネスモデルであるスポーツジムは日によって使えるマシンにバラつきはありません。（メンテナンス等を除く）
郵便物の作業を私がしたことで普段より1.5～2倍の時間が掛かりました。
原因はハッキリとわかっており、先述の①で書いた
「単に慣れていない」ことです。
慣れればいいじゃん！と思うかもしれませんが、簡単に一言では片付けられません。
そしてその”慣れる”という時間がとても勿体ないのです。
一人前に育つまでに100時間かかるのと5時間では人件費も結果も大幅に差が生まれます。
A.成長スピードを上げる為に革新的な学習方法を用いる
B.誰でもできるように作業内容を簡素化する
当社ではBを優先的に行うべきだと思っています。
簡素化できた分、新たなことをする時間が確保できますし、簡単であればあるほどミスの確率も減るからです。
日々業務改善を行っているのですが、まだまだバラつき出ないレベルに簡素化できていません。
その為、Aも行っています。
毎朝、業務に関するクイズを100問解く時間があります。
このクイズの導入により、成長スピードは飛躍的に上昇しました。
事務職を未経験の人でも入社1ヶ月もすれば一人前になっています。
簡素化を追求した究極の理想は、
初勤務の人でもベテランと同じ結果が出せるようにすることです。
④いつもより感謝をするようになった
バーチャルオフィスの肝でもある郵便作業。（同じ住所を利用する会員の郵便を受取り転送する作業）
毎日、数百通も届く郵便物を仕分けて封筒を作って発送する作業をアルバイトに担当してもらっています。
現時点では革新的な方法を編み出せていないので、1通…2通……3通………と地道に処理していくしかありません。
たった5日間だけですが、慣れていない私にはとても大変な5日間でした。これをアルバイトの方達は文句も言わずに毎日処理してくれると思うと感謝しかありません。
さいごに
「起業家、経営者を応援する」
それが我々の仕事です。
言葉の響きはカッコイイかもしれませんが、実際の業務は泥臭いことを日々行っています。
思いついたことをやる → 失敗 → 修正 → 失敗 → 修正 → 失敗 → 成功 → ブラッシュアップ → ブラッシュアップ → 繰り返し
こんな感じでスマートに仕事をできているとは言えず泥臭いですが、カッコイイ仕事だと自信を持って言えます。
幸いにも延べ、1,400名以上の方の支援をさせていただいており、泥臭い努力が実っているのではないかと思います。