4ヶ月のリモートワークを振り返り～リモートワークのあり方について考えてみたこと～

先日、「新入社員視点のリモートワーク」の記事を書かせていただいた週休4日制起業家正社員®の牧野です。新型コロナウイルス（COVID-19）の感染拡大の影響で入社7日目からリモートワークとなり、自宅で仕事をする生活も3ヶ月が経過しました。緊急事態宣言の解除に伴い、6月からは土日限定で現場へ出勤するようになりましたが、平日の勤務は原則として自宅からリモートワークをしています。

今回は「リモートワークのあり方について考えてみたこと」というテーマで記事を書かせていただいたので、ご覧いただけければと思います。

急場しのぎでの導入したがこれからリモートワークが前提になっていく場合にどんなことが必要か？というようなことをまとめてみました。

ナレッジソサエティのリモートワークは安定期に突入！？

4月7日以降、リモートワークを導入してきたナレッジソサエティでは導入当初に山積みされた課題はおおむね解消されてきました。現場組とリモート組のコミュニケーション不足は「Google meet」の利用で解消され、PCや通信環境などの仕事環境の整備もひと通り改善でき、仕事と私生活の切り替えも従業員各自が工夫して行っているようです。現在のオペレーションをこなす上では、リモートワークが障壁であるというようなことはなくなってきましたので、ナレッジソサエティのリモートワークはその意味では安定期に突入したといえると思います。

リモートワークのあり方とは？

ある程度リモートワークが定着すると、出社を前提とせず自宅で働くことに違和感がなくなり、業務上浮かび上がった課題も「リモートワークを前提にどのように解決するか？」といった考え方をするようになります。人間はつくづく環境に適応できる生き物だなと感じています。これは当然良いことだとも言えますが、今一度立ち止まってリモートワークのあり方を根本から考えることも必要だと感じています。今回は私が考えたリモートワーク定着後に改めて考えるべき課題をまとめていきたいと思います。

仕事環境の整備について

まず、仕事環境については会社が整備すること、個人で整備することを明確にする必要があると感じています。具体的には、仕事用のPC、WiFiや固定IPアドレスなどの通信環境、光熱費の負担などです。

仕事用のPCに関しては、急場しのぎであったため、PCを所有する従業員は個人のPCを利用し、所有しない社員にはPCが支給されました。これは一見問題がないようですが、万一PCに不具合が生じて業務に支障がでたり、PCがウイルスに感染したりした場合に責任の所在がハッキリしない問題があります。個人で利用するPCに関しては業務以外での利用もあるため、前述のリスクが高まる可能性もありますが、個人の所有物である以上は利用を制限することは難しいでしょう。いざ何か問題が起こる前にPCの取り扱いに関してはルールを定めておく必要があると感じました。

Wi-Fiや固定IPアドレスなどの通信環境についても、「自宅にネット回線があって固定IPアドレスを取得する」こと以外は特に取り決めはありませんでした。ナレッジソサエティでは固定IPアドレスの維持費(月額料金)を毎月会社が負担するということになりました。いくつか業者を比較して料金が安くかつある程度評判が良い業者を選びましたが、今後は会社として契約業者を選定しておくことが良いのではないかと感じました。

また、ネット環境に関してはこの3ヶ月で色々と問題が起こりました。突然通信が遮断されてしまい数時間業務が停止してしまう従業員がいたり、通信環境が脆弱なために資料のダウンロードに長時間かかってしまったりなど。今のところは幸いなことに内覧や申込面談といった外部の方に対応する場面での大きな問題が起こっていませんが、自宅の通信環境が悪化した場合のリスクヘッジについても考えておく必要があると感じています。個人的には万一に備え、自宅近辺で通信環境が無料で使えるスペースをいくつか探しましたが、公共の場所しか見当たらず、個人情報の保護といった観点では不十分なスペースしか見つかりませんでした。通信環境の悪化に関しては現場でもあり得ることですので、リモートワークを良い機会と捉え、リスクヘッジの策を考えていければと思います。

次に光熱費の負担など、リモートワークになったからこそ発生する諸経費を誰が負担するのかという点です。普段自宅に居ない時間帯に自宅にいることで生活費の負担は少々重くなっているはずです。また、これから夏場に入ればエアコンは必須となり、本来自宅にいなければかからない光熱費が発生することが予測されます。これに関しては在宅でのリモートワークが好きなタイプと嫌いなタイプで大きく意見が分かれることになるでしょう。私はものすごく熱い夏場に電車で通勤せずに済むということを考えると、光熱費の負担が増えたとしてもリモートワークを選択したいと感じます。

しかし、社員の中には自宅の仕事環境に問題がある者や、出社するからこそ仕事と私生活の切り分けができるという者もいるはずです。このような社員にとっては、リモートワークに加え光熱費の負担も強いられるとなれば、会社への不満が大きくなると感じています。増加分の光熱費を算出することは難しいかとは思いますが、長い目で見ると会社が非課税の交通費のような形で光熱費の負担をするような流れになっていくのではないかと思います。自宅と勤務地の距離にもよると思いますが、光熱費の一部負担のほうが交通費よりも総支給額を減らすことができる可能性もあるので、会社にとってはリモートワークの推進と光熱費の積極的負担が経営にプラスになることもあるのではないでしょうか。

ちなみに、IT企業を中心に今回の新型コロナウイルス感染拡大を契機に、リモートワークや在宅勤務などの諸手当を負担する企業が増えているようです。詳細は社内でも活用者の多いメルカリ社の記事を参考にしていただければと思います。

「メルカリは6万円「テレワーク手当」はIT以外の業界でも導入すべき？」（YAHOO!JAPANニュース）

なお、ナレッジソサエティでは店舗型ビジネスを展開する企業でありながらも、突然のリモートワークになったということもあり、交通費はこれまで通り支給されています。

出社日数が減っていることもあり、実際にかかる交通費よりも多く支給されているため、光熱費や別途仕事環境の整備にお金を回せているという実態があります。私はこれらの余剰金を活用してPC用のモニターを購入しました。1ヶ月分の交通費以上の金額はしましたが、本業以外でも利用できることを考えれば、メリットの方が大きいと思っています。

使用しているノートPCのサイズが約15インチ型、購入したPC用モニターが約24インチ型であるため、体感として文字が1.5倍くらいのサイズで見えています。これまではリモートワークでも連勤が続くと目の疲労を感じ、結果的に肩こりや頭痛にも悩んでいましたが、大きな画面で作業ができることで多少目の疲労が改善されている感覚もあります。今回は交通費を多めにもらっているというある種の後ろめたさから仕事環境の改善にお金をかけましたが、リモートワーク導入にあたって交通費とは異なる形で光熱費の一部支給やリモートワーク関連手当などを設けることで、在宅でのリモートワークでも社員のパフォーマンスも担保できるという側面があるのではないかと感じました。

リモートワークに適した評価制度・給与制度について

次に、リモートワークにあった評価制度・給与制度の構築についてもこの機会に考えていく必要があると感じています。これまでの労働時間を基準とした評価制度・給与支給のあり方を見直す良い機会だと捉えることで、本当の意味で労働者がやる気になれる評価制度・給与制度を構築することができるのではないでしょうか。これは別に「あの人は現場では上司に見られているから仕事をするけど…」とか、「リモートワークだとあの人は手を抜かないだろうか？」といった次元の低い話を想定しているわけではありません。仕事には労働時間で測れるものと時間では測れない、あるいは測りにくいものがあるということを改めて認識したうえで、その成果をどうやって評価や給与に反映していくかを考えるチャンスだということです。

ナレッジソサエティは店舗型のビジネスであるため、全員が出社して働いている際は時間で成果を測ることが適している側面がありました。店舗に常駐していれば会員様が郵便物の受取に来館されたり、ワークスペースのメンテナンスをしたり、到着した郵便物の仕分けをしたり。これらの作業は基本的に出社している従業員が社員かアルバイトかを問わずに分担していますので、同じ量の仕事を同じ時間内にこなしていると判断することができたからです。(当然ながらベテランの従業員が郵便物を仕分けるスピードと新人の私が郵便物を仕分けるスピードを比べて正当な評価になっているか？と聞かれると「すいません」しか言葉が出てきませんが…。)

また、有人オフィスを強みにしているナレッジソサエティでは一般的に敬遠されがちな夜間(とは言っても22:00頃まで)の時間帯にオフィスに常駐することも必要となるため、とにかくオフィスにいる時間を評価するというのは必要な要素でした。しかし、リモートワークを導入すると、店舗にいなくてもできる業務をリモートワーク組に依頼することになります。依頼される業務の中にはメール対応やオンライン内覧、会員様の契約作業やプラン変更への対応など、即時性が求められる業務がある一方で、集客に向けたブログ記事の作成や業務フローの改善など時間に縛られずに取り組める業務もあります。メール対応やオンライン内覧などは相手があっての業務ですので、とにかくそれ以外に時間を捻出できないほど集中する時もあれば、通信環境を心配するほど問い合わせがない時もあります。

メールに関しては対応が無くても備えなければならないという点では時間基準での給与支給が適している側面も強いかと思いますが、オンライン内覧については「内覧後にその方が実際に入会をするか？」、「入会前に内覧でサービス内容をきちんと理解してくれているか？」、「入会前に反社会的な活動をしている方を見破れたか？」など、具体的に数値化して評価をするのは難しいかもしれませんが、時間面以外での評価ができないわけではないと思います。

また、ブログ記事の作成や業務フローの改善は、その業務にかけた時間よりも実際に発生した効果を評価することが適切かと思います。「今日はブログを5本書きました。」と言われてもそのブログが集客につながらないのであれば、本来の目的は達成されませんし、「今日は8時間かけて業務フローの改善案を考えましたが…」と言われても案が出なければ評価するべきものは何もないはずです。

現段階で具体的な評価基準を挙げることは難しいのですが、日常業務の多くがフロー的な価値である一方、作成した記事や改善された業務オペレーションはストック的な価値があることを考えれば、両者を別の視点から評価することの妥当性はあるのではないでしょうか。

ナレッジソサエティではリモートワーク導入前には毎週業務改善ミーティングが行われ、優秀な改善案には社長裁定で報奨金が支払われていました。現在では報奨金の有無に関わらず、毎週のように業務に関しての試行錯誤が続き、週休4日制に移行している社員や卒業して週1回出勤しているアルバイトの従業員などは出勤の度に「えっ？これは週末の仕事になったの？」、「このファイルのシートの仕様が変わってる！」、「この作業いらなかったんだ！」など、始業ミーティング時に変化の速さを体感しているようです。変化の速さや共有方法に関してはそれこそ改善の余地がある気もしますが、前職が公務員である意味変わらないことの弊害も存分に見せつけられてきているので、スピード感あるこの職場にやや居心地の良さを感じ始めています。

少し話はそれましたが、時間といった基準にこだわり過ぎず、フロー的な要素の強い業務は「実労働時間」、ストック的な価値を提供する業務は「生み出したものの成果」、時間的拘束はあるが時間面以外でも評価の余地があるものは「労働時間+α」で評価される評価制度・給与制度の導入を試行錯誤していくことが、リモートワークが普及するこれからの日本社会には必要なのではないでしょうか。

コロナをきっかけに働き方や評価方法の検討

新型コロナウイルス（COVID-19）の感染拡大に伴い一時的に普及の兆しが見えたリモートワークですが、平日の通勤時間帯の様子を見ると、定着というよりはその場しのぎの対策として終わっていく感じもしています。日本社会が過去に大きく転換したのは、明治維新と第二次世界大戦後、いずれも他国という外圧がもたらした結果です。今回のコロナウイルスは人類でのコントロールが難しいという点では外圧であり、オリンピックの中止や外出自粛など、1年前では多くの人が想定していなかった現実をもたらしました。当然このコロナウイルスによって世界中で多くの方の命が犠牲となり、医療現場などは今も逼迫している状況が続いていますので「コロナを良いきっかけに」と声を大にして言えない現実があります。しかし、どんな悲観的な出来事であったとしても将来のプラスにつなげていくこともまた人類にとっては大切なことですので、コロナを良いきっかけに働き方やその評価方法を大きく見直すことは必要なのではないでしょうか。

最後に、個人的にナレッジソサエティで導入したいことを2つだけ私見を述べて終わりにします。

リモートワークに適した諸手当の導入

今回のリモートワークは急場しのぎであったため、ややどんぶり勘定で精算した感じが否めません。必要な経費はしっかりと精算していただけたので個人的には何ら不満はありませんが、採用後に現場出社だけではなくリモートワークでの勤務も発生することを踏まえ、事前に何かしらのルール設定と通勤手当に変わる諸手当の導入を検討することが必要になってくるでしょう。ナレッジソサエティではコロナ以前から徐々にリモートワークへの移行を検討していたようですので、これを機に現場とリモートワークの勤務形態について話し合いが進めば良いなと思っています。

ストック的な価値を提供する業務に対する評価制度の導入

ブログ記事であれば、文字数や記事数といった量的な評価をする方法もありますし、SEO対策の観点から考えれば、検索順位や実際のクリック数などの質的な面で評価する方法もあると思います。時間内に終わらせるという発想にとらわれ過ぎず、従業員が自らのプライベートな時間を費やしてでもより価値の高い記事を作成したいと思わせること仕掛けを取り入れたいなと考えています。

また、業務フローの改善案に関してもどの程度の時間数の削減につながっているか、どれだけの工程を省くことに成功したかなどをうまく数値化できれば、従業員全体が今ある業務に対して今までに以上に疑いの目をもって取り組むはずですので、会社としても利益があることだと思っています。ナレッジソサエティでは業務改善に必要なシステム開発について外部の方に依頼することもありますが、驚くほどの低価格で驚くほどの効果的なシステムを開発してくれるコスパが良すぎる方もいらっしゃいます。社内でも一部業務委託制度のような仕組みを導入すれば、今まで本業では活かされていなかった特技などが活かされる可能性もあると思いますので、時間以外の評価制度を構築できればなと考えています。

 

さて、ナレッジソサエティは週休4日制という新しい働き方を提示していますが、ナレッジソサエティが世に提供する働き方の多様性はここで終わらないと考えています。起業を志す社員が集まる会社。日々の変化を楽しめる従業員が集まる会社。短時間で私生活との両立が可能な会社。様々な働き方をする従業員によってナレッジソサエティのサービスは提供されています。

このブログは週休4日制の起業家正社員®の採用ブログにはなりますが、それ以外の働き方も募集しております。ナレッジソサエティで一緒に働く仲間が一人でも増えることを楽しみにしております。

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