はじめまして。新入社員の牧野と申します。
大学卒業後7年間教育現場で働いたのち、2020年4月より週休4日制の起業家正社員®としてナレッジソサエティに入社しました。入社してから2ヶ月が経過しようとしていますが、民間企業での勤務経験はないため、毎日新しい発見だらけです。また、ほとんどの先輩は年下ですが、正社員やアルバイトを問わず意識の高い従業員が多く、色々な面で勉強させていただいております。
さて、今回は新入社員の視点からリモートワークについて記事を書かせていただいたので、ご覧いただければと思います。
目次
「入社7日目」でまさかのリモートワーク宣告！？
2020年4月7日、新型コロナウイルス（COVID-19）の感染拡大に伴う緊急事態宣言が翌日に発令されることが明らかになり、緊急ミーティングで当面の業務を現場出社班とリモートワーク班に分かれて行うことが決まりました。公共交通機関を利用するリスクを基に通勤距離から班を分けました。自宅と勤務地まで25キロ程度離れている私はリモートワーク班となりました。
入社してわずか7日目。業務オペレーションのほとんどを把握できず、先輩社員ともあまり交流がない状態で突然リモートワークが始まりました・・・
※なお研修時は基本的に現場に出社してもらうのでご安心ください。第2回の緊急事態宣言下で入社した社員は現場で研修しています。
リモートワーク導入当初は課題が山積み？
さて、4月8日からリモートワークが始まりましたが、導入当初は様々な課題が噴出しました。
そもそも、ナレッジソサエティでは最初に覚える業務が日常の郵便業務であり、入社前に数回研修として出社した際には郵便業務に取り組んでいました。そのため、新入社員の私にリモートでできる業務はほとんど存在せず、日常のオペレーションとは関係ない業務を急遽用意していただくという状況でした。また、出社班とリモート班のコミュニケーションツールとしては「Chatwork」を利用しましたが、コミュニケーションにタイムラグが生じることで双方の仕事内容を上手く把握できず、当日の役割分担などにも支障をきたしている状態でした。
そもそも、予期しないリモートワークの導入だったこともあり、会社からの支給PCはなく、自宅のWi-Fi環境が不安定だったり、固定のIPアドレスも取得していない社員も多かったりと仕事をする環境整備にも数日かかってしまいました。
さらに、日本社会では「通勤」が社会人の前提となっている面があります。私は前職で自宅に持ち帰って仕事をすることも多かったので、自宅で働くこと自体に抵抗はありませんでした。しかし、勤務時間が設定されその時間内に働くというサイクルを自宅でこなすことに身体が慣れるまでには時間がかかりました。
リモートワーク導入当初の課題と解決策
ここでナレッジソサエティ全体としてのリモートワークの課題と解決策についてまとめます。
現場とリモートのコミュニケーション不足とその解消法
まず、現場とリモートでのコミュニケーション不足解消に向けては、「Google Meet」を利用しました。現場とリモート班の間でカメラ機能はオフの状態で勤務時間中は繋ぎっ放しにすることで、速やかにコミュニケーションが図れるようになりました。また、午前10時と午後5時に「Google Meet」で定例ミーティングを実施することで、今日の役割分担や業務の進捗状況の共有が可能となりました。新入社員の立場ではできることが少なく、業務で孤独になりがちだったので、少しでも現場にいる状態に近づいたことはプラスになりました。なお、「chatwork」には情報を残せます。次の日の出勤者に情報が共有できるという点では優れているので、こちらも上手く併用することになりました。
仕事環境の整備
仕事環境の整備については、個人ができることはそれぞれで行いました。私の場合は使用していたPCの調子が良くなかったので、兄弟から急遽ノートPCを取り寄せました。また、費用の掛かるものに関しては会社の負担で進めることになり、固定IPアドレスの取得にかかる費用は全額会社負担となりました。なお、スマホやタブレット端末の普及に伴い、今後はノートPCを保有しなかったり、自宅にネット環境がなかったりする社員が入社してくることも想定されることから、社用のノートPCも購入しました。
仕事と私生活の切り替え
仕事と私生活の切り替えについては、毎朝シャワーを浴びること、朝食後にワイシャツに着替えて靴下を履くことで通勤時に近いサイクルで仕事を始めるようにしました。さすがにスーツを着たり、ネクタイを締めたり、スラックスを履いたりということまではしていませんが、靴下とワイシャツだけで気持ちはだいぶ変わるものです。また、出勤が再開した際に備え、起床時間や朝食の時間も通勤を逆算して設定しています。食後から勤務開始までだいぶ時間が空きますが、読書や副業の準備の時間に充てています。
新入社員にとってのメリット・デメリット
新入社員の私にとってのメリットとデメリットをまとめてみました。
メリット1「新規や既存会員の問い合わせのパターンを掴めた」
メール対応に集中できた結果、新規のお客様や既存会員の問い合わせのパターンを掴めました。
普段は電話での問い合わせも多く、電話では相手を待たせないことを念頭に入れて対応しなければならないので、問い合わせ内容が少しでもわからない場合はすぐに先輩社員の指示を仰ぐことが多かったのですが、現場も最少人数で対応するために電話での問い合わせを一時的に休止しました。
そのため、問い合わせがメールに一元化され、一次的な対応は私の業務になりました。メールでは問い合わせ内容に対して電話よりは時間をかけて回答内容を考えることが出来るため、どのような回答が一番伝わりやすいかを考え、回答方法がわからない場合は過去のメールなどを調べて下書きを作ることになりました。1日に多い時では数十件のメールの下書きを基本的にはほとんど1人で作成したため、新規や既存でどのような問い合わせが多いのかを把握することが出来ました。
また、メール内容に関しては必ず先輩社員にチェックしてもらい、必要に応じて修正を加えてもらってから送信してもらっていたので、送信済みのメールを確認することがフィードバックになりました。
メリット2「事業に関する知識が深まった」
ナレッジソサエティでは本来新人が最初に覚える業務が日常の郵便業務になりますが、入社直後にリモートワークになったため、マーケティング業務であるブログ記事の作成を依頼されました。会社としては何かしらの業務を作らざるを得なかったという消極的な面もあったかと思いますが、私にとってはバーチャルオフィスそのものやナレッジソサエティの魅力について知識を深める良いきっかけとなりました。
記事の内容は「バーチャルオフィスと法人口座」、「バーチャルオフィスと法人登記」など、バーチャルオフィスの一般的な知識を提供する内容から、郵便転送や電話転送などのサービスを通じてナレッジソサエティの魅力を伝える記事まで幅広いものでした。記事を書くためにバーチャルオフィスに関することはもちろん、法人登記の手続きの流れや各銀行の法人口座に対するスタンス、同業他社のサービスの種類や価格帯など、とにかくたくさんのことを調べました。その結果、ナレッジソサエティの魅力を利用者目線で感じることもでき、バーチャルオフィスで提供するサービスについて事業者側の視点に寄り過ぎずに考えることが出来るようになったのではないかと感じています。また、今後は内覧（サービスのご案内および施設のご案内）を担当することになりますので、ナレッジソサエティの魅力を他社と比較しながら短時間で伝えることにもつながっていくのかなと思いました。
デメリット1「店舗での業務はなかなか身につかない」
上記のようなメリットもありましたが、やはりデメリットもあります。一番大きなデメリットは店舗での業務のオペレーションが身につきにくいということです。ナレッジソサエティは店舗型のビジネスですので、郵便や電話対応のほか、店舗で行わなければならない業務が多くあります。これらの多くを身につけることが出来ずに入社3ヶ月目を迎えようとしていることには不安を覚えています。
ナレッジソサエティでは新入社員向けに日々のオペレーションをクイズにしたり、オペレーションを動画で撮影して解説付きで確認できるなど、個人で業務を覚えられるような工夫はなされています。しかし、やはり現場に出て実際にやってみて初めて覚えるという点も否めないので、通常営業に戻った後にしっかりと取り組んでいきたいと思います。
デメリット2「職場に馴染むまでに時間がかかる」
これは人によるのかもしれませんが、対面で仕事をするよりかは職場の仲間意識は生まれにくいと思います。幸いナレッジソサエティの場合は、正社員とアルバイトを問わず全員が高い意識で仕事をしていますので、リモートワークにしたからといって個々人の成果が下がるとは思いません。むしろ従業員が積極的に仕事内容を共有しようという意識を持っているので、新入社員の私も仕事を通じてナレッジソサエティの一員であることを日増しに感じるようにはなっています。ただし、会社自体がよりメンバーシップ型を重視する社風の場合、リモートワークの導入は導入前後での社員の連帯感を失う可能性も秘めているかと思います。
以前よりリモートワークはメンバーシップ型の社風が多い日本には馴染まないという声がありましたが、リモートワークを導入するためには部分的にジョブ型の要素も取り入れていく必要があるとは感じています。個人的なナレッジソサエティの印象はジョブ型よりのメンバーシップ型(全員が持ち場の仕事を独りでこなせるようになるための手助けを先輩がしてくれる)なので、現時点ではリモートワーク導入による大きな弊害はないと感じていますが、今後ベテラン従業員の退職が相次いだり、新規採用が増加したりするようなことがあった場合、もう少しリモートワークを工夫しなければ会社自体が上手く回らなくなるような気もします。
その他（かなり個人的なメリット・デメリット）
かなり個人的な理由ですが、通勤がなくなったことにより不要な出費が減るというのも大きなメリットかと思います。
緊急事態宣言が発令されているのでそもそも飲み歩くことは出来ませんでしたが、今後リモートワークでの勤務日が増えると外出の機会自体が減ることから長年の懸念事項だった居酒屋への支出を削減することに成功する可能性があります。リモートワークを始めてから必要な食費を現金で払っていても財布の中身が全然出ていかず、自分は外出さえしなければ貯金ができる人間であると感心している毎日です。
ただし、自宅で勤務していても仕事の疲労感そのものは変わらないため、わざわざ運動をしようという気は生まれず、健康面で不安を感じる部分もあります。また、光熱費等も出勤しているときと比較すれば増えることもあり、社会全体でリモートワークが進んだ際にはこのような費用を会社と個人でどのように分担すべきなのか？という議論にもなるのではないかと感じています。個人的には自宅で仕事をできる方がストレスを軽減できるのでストレス軽減賃だと思えば光熱費等の増加も気にはなりませんが、家庭状況やそもそも自宅での仕事に不向きな人もいるかとは思います。そのような人にとってはストレスも光熱費も増加してしまうことになりますので、今後の動向が気になるところでしょう。
リモートワークの可能性
さて、ナレッジソサエティは店舗型ビジネスのため、従業員全員がリモートワークを行うことは当面難しいと思います。しかし、今回の緊急事態宣言を受けてリモートワークでも取り組める業務を炙り出せたことに加え、郵便や店舗での顧客対応以外に出社して取り組まなければできない業務も精選できたはずです。
また、現状当たり前に提供しているサービスに関しても「本当に必要なのか？」と疑うことが出来たのも今後に活きてくるのではないかと思います。
消極的なリモートワークという選択肢から、積極的なリモートワーク制度の構築に向けてさらに考えを深めていければと思います。
会社としてのリモートワークの記事をこちらで公開しています。よろしければこちらも併せてご覧ください。なお研修時は基本的に現場に出社してもらうのでご安心ください。第2回の緊急事態宣言下で入社した社員は現場で研修しています。