当社シェアオフィスへの移転事例紹介Vol.1～打ち合わせスペースと郵便物の受取づらさに不満～

千代田区九段下駅のシェアオフィス、ナレッジソサエティの渡部です。

日々、ご利用希望の方々と面談をさせていただいておりますが、ご利用の理由や状況は人それぞれです。

シェアオフィスを利用する方の状況は大きく3つに分けられます。

①これから起業する方

②賃貸オフィスから移転する方

③他シェアオフィスから移転する方

 

今回は千代田区内のシェアオフィスからナレッジソサエティへと移転された方、つまり③に当てはまる方にお話を伺いました。

シェアオフィス選びの参考にしていただけると幸いです。

 

 

1.移転の理由

Q.開業されて間もなく、移転をされましたがどのような理由があったのでしょうか？

開業当初は売上の目途が立っていなかったので、とにかくコストを抑えたいと思っていました。千代田区で開業したいと思っていたので千代田区内で安いシェアオフィスを探していました。

最低条件は法人登記ができることと作業スペースがあることでした。

条件をクリアしている安いシェアオフィスに無事に入居できましたが、事業を開始すると起業当初には予想していなかったことが多々ありまして、それらに対して利用中のシェアオフィスではクリアできずに不便に感じるようになりました。

最低条件を考え直してたどり着いたのがナレッジソサエティのシェアオフィスでした。

 

Q.不便と思われたのはどのような点でしょうか？

①打ち合わせスペース

起業当初は一人で黙々と作業することが多かったのですが、次第に打ち合わせが増えてきました。

私が当時利用していたシェアオフィスには打ち合わせスペースが1ヶ所しかありませんでした。

1時間数百円と激安なのでコスト面で不便と感じたことはありませんでしたが、安いので利用者が多くいまして、取り合いが激しくいつも混雑していました。1日中埋まっていることもよくあり、せっかくお越しいただいても近所のカフェで打ち合わせすることになることも1度や2度だけではありません。

お客様に申し訳ない気持ちとコーヒー代が膨らみ、次第に不満に思うようになってしまいました。

 

②郵便物の受取

創業当時はそんなに届かないものだと思っていましたが意外とたくさん届くのですね。

郵便物の受取はオプションを利用していないと一切できませんでした。受取をするための専用のポストを契約するのです。

ポスト契約が必要な理由はシェアオフィス内にスタッフの方が常駐していないからです。なので郵便局の方が各社のポストに入れていくのです。

しかし、ポストの個数に限りがありますので私が入居した時にはポストはすべて埋まっておりました。すぐに空くものだと思っていましたが3ヶ月経っても空きませんでした。

郵便物の中でも特に重要な契約書や請求書の受取も思うように行えませんので、受取ができないことによって対応が遅れては取引先に迷惑をかけてしまいますし、今後の業務に支障をきたします。

スタッフの方がいれば代理で受け取っていただけるのですが、格安シェアオフィスでしたので仕方ないと妥協せざる終えない部分もありました・・・

私がどのように受け取っていたかというと、仕方なく自宅へ転送するようにしていました。

ただ、私の会社はそちらのシェアオフィスで登記していて私もそこで仕事をしているにも関わらず、その場では受け取れず自宅へ転送することに違和感を感じていました。

 

③書留や宅配便の受取

ポストを契約している場合にはハガキや郵便物はポストへ投函されますが、サインが必要な宅配便などの荷物はスムーズに受取ができません。これはポストの契約の有無に関わらず皆さん同じです。

宅配便の場合はシェアオフィスの玄関にある電話機で配達員の方が連絡をしてくれます。シェアオフィスで仕事をしていれば玄関まで受取に行けますが、外出しているときは所定の場所へ転送するか受取日を調整して再配達していただいていました。

初めはなんとも思っていませんでしたが、毎回このやり取りが続くことが意外と面倒に感じるようになりました。

※写真はイメージです

 

▼まとめ

料金には相応の理由があることを実感しました。

初めのシェアオフィスでは、シェアオフィスにかかるコストは削減できました。基本料金は他社より安いですが、登記費用が追加で必要であったり、ポスト契約などの追加費用を合わせると他のシェアオフィスと大差ありませんでした。

また、打ち合わせのためのカフェのコストや郵便物や宅配便を受け取る手間のコストが思った以上にかかりました。

そしていくつかのシェアオフィスを見学してこれまでの不が解消されるであろう納得できたオフィスがナレッジソサエティのシェアオフィスでした。

2.ナレッジソサエティのシェアオフィスのシステム

安田様にお話をお伺いしまして、不便と感じられていたことをクリアすることができて嬉しい限りです。

それでは安田様が移転されてきたナレッジソサエティのシェアオフィスのシステムをご紹介します。

 

①打ち合わせスペース

シェアオフィスの方もバーチャルオフィスの方も利用可能な無料スペース（名称：フリーシート）が2つございます。

※写真手前の2席が対象

 

フリーシートと同様に全メンバーが利用可能な有料会議スペースは13部屋ございます。

小人数の打ち合わせから50名規模のイベントまで開催可能な大小様々な会議室がございます。

 

シェアオフィスメンバー限定で打ち合わせを行えるスペース（コラボレーションエリア）もございます。こちらは同時に20組まで打ち合わせが可能です。

 

②郵便物の受取

基本サービスに含まれております。追加でご契約いただくものはございません。

常駐のスタッフがお受取し、シェアオフィス内にて受取が可能です。

また、月に1度、ご自宅等への無料転送サービスもございます。手数料および実費など一切いただきません。

 

③書留や宅配便の受取

こちらも基本サービスに含まれております。

常駐のスタッフがお受取し、シェアオフィス内にて受取が可能です。

また、月に1度、ご自宅等への無料転送サービスもございます。手数料および実費など一切いただきません。

※1.本人限定受取郵便や代金引換郵便など一部受取ができないものもございます。

※2.規程の大きさを上回る場合には着払い対応になります。

 

当社はどんな質問、ご相談も随時受付中です。

「シェアオフィスのシステムがわからない。」

「そもそもシェアオフィスってどんなことができるの？」

「これとあれとそれをしたいですが、ナレッジソサエティのシェアオフィスで可能？」

 

また、実際にシェアオフィスを見学されたい方は下記よりご連絡ください。

見学やサービスのご案内をご希望の方はこちら

 

⇒ 第2回：当社シェアオフィスへの移転事例紹介Vol.2～事業の拡大のため、セミナーを開催できるシェアオフィスへ移転～を読む