東京都千代田区九段下駅のシェアオフィス・バーチャルオフィス、ナレッジソサエティの渡部です。
2018年6月より審査・申込を担当するようになりました。
これまでも前担当者の不在時には携わってきましたが本格的に担当するようになりました。
当社には明確な審査基準がありますが、
他社のバーチャルオフィスではどのような状況なのか興味本位で調べてみたところ、バーチャルオフィスの審査に落ちる理由や事例についての記事をよく拝見しました。
しかし、明るい記事・・・通過しやすくするための方法についてお伝えする記事を見かけません。
そこで今回はこれまで審査を担当してきた経験や審査にいらっしゃった1000名以上の方を参考に審査がスムーズに進んだ方の特徴や注意点を紹介します。
こちらを参考に良い準備を進めていただけたらと思います。
目次
なぜ審査を行うのか？
バーチャルオフィスはビジネスを行う上で重要な「住所」を借りるサービスです。
そしてその住所は、そのバーチャルオフィスサービスを利用している全ての個人事業主や法人が共有する形で利用します。例えばその中の1社でも犯罪行為などを行ってしまうと、その住所が汚されてしまうということになります。
対外的にも、犯罪を犯した会社と同じ住所であると「犯罪と関係しているのではないか？」と疑われかねません。
利用者自身が注意をしていても他の人の自分勝手な行動によって、不利益を被ってしまう場合もあるのです。
そのためバーチャルオフィスの運営者は住所が汚れないようバーチャルオフィスの利用者が不利益を被らぬように良からぬことを考えている方を未然に防ぐ必要があります。
そこで多くのバーチャルオフィスが実施していることが審査なのです。
（多くと記載したのは審査不要のバーチャルオフィスもあるからです）
審査は何を行うのか？
当社の場合は対面審査と書類審査です。
注意点
こちらの記事にはあくまでも余計なマイナス要素を排除するという点を記載しました。そのため、記載事項をすべてクリアしていても審査を落ちてしまう場合もございますのでご了承ください。
また、公表できない基準もございます。
バーチャルオフィスの審査を通過しやすくするポイント11【手続き編】
1.提出書類をちゃんと揃える
とても当たり前のお話ではありますが、ご提出いただく書類をちゃんと揃えていただけるととてもスムーズに審査が進みます。（当社は書類を揃えていただかない場合にはそもそも審査をお断りさせていただいております）
例えば、当社の審査の必要書類の1つに「事業内容がわかる資料」があります。
（事業計画書や会社案内やパンフレットなど。WEBがある場合はサービス内容と会社概要の部分。すべてない場合は資料を作成いただきます。定款の業務内容のみは不可）
こちらが無い場合にはどのような方なのかがわかりません。
この状態で審査をすることはできませんので審査自体をお断りをさせていただいております。
必要書類については下記をご参照ください。
2.提出書類がわかりやすい
理想は「質問が不要なレベル」です。
審査にお越しいただく方が当社のバーチャルオフィスを利用してどのようなビジネスを行うかを確認させていただいております。
先述の「事業内容がわかる資料」ですが、会社案内など提出できる書類が無い場合、審査のために作成してご提出いただいております。その際に「何を書けば良いですか？」と質問をいただくことが多々あります。
例として、これまでの経歴、これから行う事業内容、そしてバーチャルオフィスが必要な理由など。
上記の大まかな項目に具体的な説明や公表できる範囲で数字やデータを入れたり、文章だけでは伝わりづらい場合には図を用いたり参考となる類似サービスのURLを教えていただけると理解がしやすいです。
ご自身が審査を受け付ける立場ならどんなものを求めるかを想定していただけるとスムーズに作成できると思います。
当社の場合は審査を複数人で行っております。
対面する者もいれば資料等から審査する者もいます。そのため誰にでも伝わるように「質問が不要なレベル」の資料をご用意いただけると幸いです。
ちなみにこの考え方は銀行の法人口座を開設する際にも役立つ考え方です。
銀行の担当者が何を求めているのか？口座を開設して懸念することはないか？無事にビジネスを行う企業であるか？
これらを考えながら作ると「既定の提出資料では足りないから追加しよう！」と追加で資料を用意する必要があることに気付くこともあるかと思います。
下記の調査報告記事はナレッジソサエティ会員の皆様に法人口座開設に関するアンケート調査を行ったものです。口座開設を行った方が実際の手続き時に工夫したことも紹介しております。
※アンケート調査は2018年5～6月実施
3.提出書類の記入するべきところをしっかりと記入する
当社の場合、申込書や規約の同意書など記入いただく資料があります。
ご利用開始日やオプションなど審査担当者と相談しながら埋める必要がある部分は審査の場で記入いただいて結構です。
ですが、会社名や個人情報などは事前に記入できるはずです。
限られた審査時間で十分なコミュニケーションの時間を確保するために事前に記入していただけると幸いです。書類の記入に時間を取られてしまい、自社のことをきちんと伝えられないことはとても勿体ないです。
また、しっかりと資料を読んでいただける方だと安心感を与えることができます。
4.WEB（HP）がある
既に事業をされている状態でWEBをお持ちの方は信頼性が上がります。なぜなら事業の実態が見えるからです。
反対に提出資料の中に会社名やサービス名を記載しているにも関わらずそれらの名前で検索しても見つからない場合には少し不安になります。
5.実績を見せる
web関係なら制作物、アパレルデザイナーならデザインした洋服、コンサルタントなら過去の案件など。
なぜならバーチャルオフィスを使用してどんなことを行うのかを気にしています。もっと言うと変なことに使用されないかをとても気にしています。
例えば、これから独立する場合にweb関係とおっしゃるのであれば会社員時代のものでも実績があるはずです。
申告していただいた内容に嘘はないと信じたいですが、証明するものが無い場合には真っ当な方なのかどうかを判断することができかねます。
当社の場合、審査を通過しても利用方法に問題がある場合や禁止している業種の仕事を始められた場合には契約解除を申し上げます。
もし、これまで経験がない業種で起業する場合には正直に伝えましょう。
起業する前にも資格取得や勉強などある程度の活動はしているはずですからその旨を伝えましょう。この場合には実績や売上が無いことが理由で審査に落ちてしまうことはあまり考えられません。
6.利用目的がハッキリしている
利用目的が明確であると、バーチャルオフィスを必要としていることが伝わります。
実例ですが、以前審査を検討されている方からご相談をいただいた際に審査自体をお断りをさせていただきました。その方はこれまで複数の事業をされており、事業を売却して落ち着いたので新たな事業を始めるためにバーチャルオフィスの申込を検討されておりました。
お断りした理由は、その新たな事業が決まっていなかったからです。
とりあえず会社設立、登記をして事務手続きが落ち着いたら何を始めるか考えるとおっしゃっていました。
なお、当社ではお断りさせていただいている業種があります。また、活動目的が不明瞭な団体はお断りをさせていただいております。
バーチャルオフィスの審査を通過しやすくするポイント11【マナー編】
バーチャルオフィスもシェアオフィスも共同で使用する施設です。
そのため最低限のマナーやモラルが無い方は他の方に迷惑をかけてしまう恐れがあるので審査に落とされてしまう可能性が上がります。
コミュニティ作りを重視されているコワーキングスペースではコミュニケーション力を審査をする上で大切にされているかもしれません。
7.敬語で話す
敬語じゃないから審査落ちとなるわけではありません。
とても当たり前のことではありますが、ビジネスをする上での関係であり友達ではありませんので最低限のマナーを守っていただけると幸いです。それにこれからビジネスを始められるご自身の今後のことを考えると敬語を使われた方がベターです。
8.丁寧な対応
審査時はもちろんのこと、予約時の電話やメールなども丁寧に対応すると印象が良いです。
ご機嫌を取ったりへりくだる必要はありませんが、同僚やお客様と接するように対応すると良いででしょう。度が過ぎるほど態度が悪くコミュニケーションが取れなかったりすると、入会後にも同様にコミュニケーションが取れない恐れがあります。
そうすると審査を通過しても大丈夫かな？と不安がよぎります。
9.時間を守る
審査にお越しいただく際は事前に日程を調整させていただいております。
限られた時間の中で審査に必要な情報をヒアリングします。
ところが、時間に遅れてしまうと審査の時間が短くなってしまいます。
事前に準備をしっかりと行った場合でも時間の都合ですべてを出し切れず担当者に伝わらなかったら元も子もありません。
これがバーチャルオフィスの審査ではなく、口座開設手続きや融資の申込や取引先へのプレゼンの場合にはいかがでしょうか？
時間を守れない方は信用できないと思われてしまい、門前払いされるかもしれません。
10.ルールを守る
バーチャルオフィス運営者によってルールは全く異なります。
・審査不要
・書類の郵送のみで審査受付
・対面審査を必須
など様々です。
当社は対面審査を必須としておりバーチャルオフィスの悪用を防止するための努力を行っています。必要書類も多く、一見すると煩わしいと思われることもありますが、逆に不正利用者を遠ざけることにつながっていると考えています。
「審査の段階でこの書類まで出したくない。審査を通過したら出したい。」
「書類は後から郵送するから面談だけ済ませたい。」
とおっしゃる方のお気持ちは理解できますがお断りをしています。
その方が仮に審査を通過して利用を開始するとまた自分に都合の良いやり方をされてしまう可能性があります。すると運営に支障をきたすこととなる恐れがあるので審査に影響を及ぼします。
個人情報等の提供を拒む方もお断りしています。
当社が厳重に個人情報の管理を行ったとしても、ご自身でオフィスを借りてご自身で責任をもって管理する以外に納得いただくことは不可能ですので満足いただけるサービスを提供できません。
11.清潔感のある服装
今まで一人もいらっしゃいませんがスウェットやボロボロの服などで審査にお越しいただいた場合は印象が悪くなります。（それが理由で落ちることはないと思いますが）
スーツである必要はありませんが、普段ビジネスを行っているその人らしさが伝わる格好でお越しいただければと思います。
審査を行う事業者の選び方
これまで審査を通過しやすくするポイントをあげてきましたが、反対に事業者を選ぶポイントもお伝えします。
バーチャルオフィスサービスは個人事業主や法人が共有して利用します。
その中の1社でも犯罪行為などを行ってしまうと、その住所が汚されてしまうということになります。事業者はもちろん困ってしまいますし、対外的にも、犯罪を犯した会社と同じ住所であると真っ当な利用者も「犯罪と関係しているのではないか？」と疑われかねません。
例えば、名刺交換をした相手の住所を検索した時に「○○区○○ビル 詐欺」などの関連ワードが入っていたら不安ではないでしょうか。
利用者自身が注意をしていても他の人の自分勝手な行動によって、不利益を被ってしまう場合もあるのです。
そのためバーチャルオフィスの運営者は住所が汚れないようバーチャルオフィスの利用者が不利益を被らぬように良からぬことを考えている方を未然に防ぐ必要があります。
そこで多くのバーチャルオフィスが実施していることが審査なのです。
（多くと記載したのは審査不要のバーチャルオフィスもあるからです）
ただし、その審査方法はバラバラであり、容易にできてしまうケースもあるのです。
| 対面審査 | 提出物 | |
| ナレッジソサエティ | 必須 |
・申込用紙 |
| A社 | 不要 |
・身分証明書 |
ナレッジソサエティでは、対面審査の実施や提出書類を厳重に求めることにより、不当な考えで利用される方への牽制を図っています。
さいごに、下記の審査体制のバーチャルオフィスに申込をされる場合には少し検討してみてはいかがでしょうか。
・運営会社と一度も対面せずに契約が完了してしまう・・・運営者の審査に対する考え方が表れていますし、利用する方も一度も会わないのは不安ではありませんか？
・すべての必要書類をオンラインで提出できてしまう・・・上項目同様です。
・必要書類を提出すれば無条件で契約が完了してしまう・・・誰でもそのバーチャルオフィスをりようできるということです。
・代表者以外の人でも契約ができる
まとめ
・提出書類をちゃんと揃えている
・提出書類がわかりやすい
・提出書類の記入するべきところをしっかりと記入する
・WEB（HP）がある
・実績を見せる
・利用目的がハッキリしている
・敬語で話す
・丁寧な対応
・時間を守る
・ルールを守る
・清潔感のある服装
バーチャルオフィスの審査は運営者によって異なりますが、当社では特に厳しく行っております。実際に審査にお越しいただいた方に提出書類の厳しさや対面審査は初めてと感想をいただいたこともあります。
それには理由があり、悪用や不正利用を防ぎ皆様のビジネスの安全をお守りするために行っております。
そのため、事業内容を詳しくご説明いただきますし、書類もしっかりとご提出いただきます。
”IT企業”だけではコンサルティングなのか開発なのかわかりません。どのようなジャンルに携わるかもわかりません。
具体的にご説明をいただくことで安全であることを確認ができ、審査の判断が下せます。
最後になりますが下記のことを考えてどんな情報が必要かを考えながら準備を進めていただけると審査を通過しやすくなるのではないかと思います。
「もし自分がバーチャルオフィスの運営者で審査担当者だったら・・・」
以上11項目はいかがでしたでしょうか？
バーチャルオフィスの入会申込をする方は起業前や移転などバタバタと忙しい状況だと思います。そんな中でも丁寧に真摯に審査に向き合っていただける方はきっと審査を通過しやすくなるでしょう。
ただし、どうしてもバーチャルオフィスの入会をお断りしないといけない方もいらっしゃいます。該当する方に非はないのですが、法律面やオペレーションの都合上お断りする事例もございます。
該当してしまわないか運営者に審査を申込む前に確認することをお勧めいたします。
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