オフィス移転の流れや成功のポイントとは｜費用やコスト削減方法も併せて解説

近年は新型コロナウイルスの感染拡大によって、私たちの働き方にも大きな変化をもたらしています。在宅勤務やテレワークが前提の働き方が普及した企業も多く、これまでのオフィスのあり方についても再考すべき時期が来たと言えるでしょう。

また、働き方の変化だけでなく、会社の方向性の変化や事業規模の拡大もオフィス移転のタイミングの1つとなります。

これからの働き方や目標に合わせたオフィスに移転できれば、企業の業績向上にも大きく貢献するでしょう。

そこで今回は、オフィス移転の流れや新オフィスの選び方のポイント、コスト削減方法などを解説しているため、ぜひ参考にしてください。

オフィス移転の流れ・スケジュール

オフィス移転にはおよそ6ヵ月から8ヵ月程度の期間を要します。長期でのプロジェクトとなるため、流れを適切に理解し、スケジュール感を持って取り組みましょう。

ここではオフィス移転の流れや各作業での留意点などを解説します。

ただし、オフィス移転の流れは業者を活用するか否かによって異なる部分もあるため、1つの代表的な流れとしてお考えください。

①オフィス移転の目的を設定

最初にオフィス移転の目的を設定します。オフィス移転の目的が明確になっていないと、新オフィスのコンセプトや物件選びで失敗する原因となるため注意が必要です。

オフィス移転の目的は、今現在のオフィスの問題点にある場合が多いです。

一例として以下のような目的があります。

・事業規模の拡大
・生産性の向上
・固定費の削減
・感染症対策

②オフィス要件の整理

次に、新しいオフィスの要件を整理します。

物件を選ぶ際の基準になるのはもちろん、オフィス移転に業者を使う場合でも円滑にプロジェクトが進む要因となるでしょう。

オフィス要件の整理とは、具体的に以下のような要因のピックアップです。

・オフィス移転で使用できる予算
・移転後の賃料
・移転人数
・オフィスの住所地
・オフィスの面積
・オフィス移転の時期
・業者への依頼範囲（依頼をする場合）

③オフィス移転業者の決定

オフィス移転を業者に依頼する場合は、業者の選定を行います。また、どの範囲の業務を任せるかも事前に決定しておきましょう。

各オフィス移転業者によって受けられるサポートやアフターフォローが異なるため、自身のニーズに合わせたサービスを提供している業者を選択することが重要です。

もちろん、業者を使わなければ費用を抑えられるため、サポートが必要な作業の取捨選択が重要です。

④目的にマッチした物件選び

オフィス要件を基に、目的にマッチした物件選びを行います。

オフィス選びで最も重要なポイントが「オフィス移転の目的を達成できるか」です。また、目的の達成の他にも、事業の成功のために着目すべきポイントも抑えましょう。詳しい物件選びのポイントは後述しています。

物件の申込はオフィス移転の5ヵ月程度前にできているのが理想です。

⑤レイアウトの設計

新オフィスが決まったら、レイアウトを設計していきます。

部署ごとに必要な空間や、会議室や応接室といった執務室以外の配置を決定します。来客と従業員が共有するか否かで分けて考えることが大切です。

最後に具体的なレイアウトプランを作成し、オフィス移転の目的に合わせた設計になっているかを再度確認しましょう。

レイアウトが決まったらオフィス家具や備品の選択を行うため、移転の4ヵ月程度前には完了しておくのが理想です。

⑥内装工事業者・備品の選定

レイアウトの設計が完了したら、レイアウトに合わせたオフィス家具や備品の選定を行います。旧オフィスで使用し続ける家具・備品と、新規で購入する必要がある家具・備品をリストアップしましょう。

そして、新規で購入する家具・備品についてはオフィス移転の3ヵ月前を目安に発注をします。同時に廃棄する家具をリストアップし、見積もりを出しておくと予算管理もしやすくなるでしょう。

また、内装工事が必要で依頼する業者が決まっていない場合は、業者の選定も行います。業者の選定はもっと早い段階で決めておいても問題ありません。

⑦社内用のマニュアルの共有

オフィス移転の目途が立ってきたら、社内でのマニュアル作成を行います。

マニュアルには以下のような内容を盛り込むようにしましょう。

・社内告知・スケジュールの共有
・引越し作業の役割の分担
・移転・廃棄物品のリスト作成
・引越し荷物の梱包
・封筒・名刺の発注
・取引先への移転案内

特に取引先への移転案内は、オフィス移転の約1ヵ月前に行うのが一般的です。はがきや封書、メールなど、適した媒体で送付を行います。

また、業者に依頼する業務と自社で行う業務を明確化し、効率的な人員配置を行いましょう。

⑧引越し業者の選定

オフィス移転で業者を用いる場合は、引越し業者の選定を行います。引越し業者の選定は社内用のマニュアル共有以前、もしくは並行して行っても問題ありません。

引越し業者の基本的な選び方は、予算や作業内容が中心となりますが、廃棄物の処理もサポート内容に含まれている業者がおすすめです。

自社で引越し作業を行う場合は、トラック等の準備の流れを確認しましょう。

⑨引越し作業

オフィス移転の引越し当日は、旧オフィスに残る方と、新オフィスで作業をする方の役割分担が重要です。

新オフィスは引越しの立会いが必要となる点に留意しましょう。

⑩各種届出

引越しが完了したら、各種公的機関に対して移転の届出が必要となります。これは本店住所が変わる場合はもちろん、オフィスの増設や支店の移転の場合でも同様です。

オフィス移転で必要な届出先には以下のようなものがあります。

・労働基準監督署
・法務局
・税務署
・都道府県税事務所
・ハローワーク

旧オフィスの撤退で要する手続き

オフィス移転の際は新オフィスの手続きだけでなく、旧オフィスの手続きも必要となります。

必要な手続きは決して多くありませんが、新オフィスの手続きと並行して行うこととなるため、適切にスケジュールに組み込みましょう。

解約通知

オフィス移転が決定したら旧オフィスの解約手続きを行います。

通常は退去の6ヵ月前に通知するケースが多いですが、中には退去の3ヵ月前通知の場合もあるため、最初に契約書の内容を確認しましょう。

また、退去と新オフィスの契約のタイミングによってオフィスがない状態にならないように注意が必要です。

同時に敷金や預託金の返却時期を確認しておけば、会計周りの管理もしやすくなるでしょう。

原状回復工事

旧オフィスを退去する際は、入居前の状態に戻して退去する「原状回復工事」が必要です。

原状回復工事は通常業者に依頼しますが、業者が指定されている場合とされていない場合があります。解約手続きと同時に確認を行い、業者が指定されていない場合は、自身で業者の選定を行い見積もりも依頼しましょう。

原状回復工事のスケジュールは通常「明け渡しの日まで」が期限です。逆算するとオフィス移転の2ヵ月程度前に発注ができれば良いでしょう。

ただし、オフィスの次の利用者が居抜きで賃貸したい場合などは工事が不要なケースも存在します。

オフィス移転で成功する物件選びのポイント

オフィス移転の物件選びで最も重要なポイントが「オフィス移転の目的を達成できるか」です。しかしその他にも、オフィス移転で成功するためのポイントが存在します。

ここでは6つのポイントをご紹介するため、物件選びの基準としてください。

アクセス・住所地

オフィスの立地は従業員や顧客のアクセスのしやすさに直結します。最寄駅からの所要時間が短く路線も多い立地であれば、従業員や顧客の満足度が向上し、結果として業績の向上が期待できるでしょう。

また、オフィスの住所地はブランディングの観点からも重要です。オフィス街や駅チカの一等地に住所を置ければ、事業の信頼度の向上にも繋がります。

好立地のオフィスは賃料も高額になる傾向があるため、予算との兼ね合いを見て物件を選択しましょう。

物件の設備

物件そのものの設備もオフィス選びでは重要です。

具体的には以下のようなポイントです。

・電気容量
・空調設備の位置・有無
・物件の清潔感

特に古いビルの賃貸を検討する際は、電気容量や電話回線数を事前に確認しましょう。

駐車場の有無

車での通勤や来店が多い場合や、営業に車を使用する場合は駐車場の有無を確認しましょう。

また、同時に駐車場の賃料も確認します。物件の賃料と併せてどのくらいの固定費を要するかを念頭に置いた物件選びが重要です。

使用可能時間

オフィスビルには使用可能時間が定められている場合があります。

使用可能時間に制限がある場合、残業や早番ができなくなるといった不都合が生じる可能性があります。また、年末年始やお盆に使用できなくなる可能性がある点もデメリットです。

そのため、オフィスを使用したい時間や時期を踏まえた物件選びが重要となります。時間に制限なく使用したい場合は、24時間使用可能なオフィスビルから物件を選ぶとよいでしょう。

周辺施設

周辺施設が充実しているオフィスであれば、高い利便性の中で事業を進めることが可能です。

具体的には金融機関や役所、郵便局、税務署などが挙げられます。

また、飲食店や商業施設が近くにあれば顧客や従業員の満足度も向上するでしょう。

入居コスト

入居コストが予算内であるかも必ず確認しましょう。

一般的な賃貸オフィスの場合、以下のような入居コストが発生します。

・敷金：賃料6～12ヵ月分程度
・礼金：賃料1～2ヵ月分程度
・仲介手数料：賃料1ヵ月分程度
・保証会社加入料：賃料1ヵ月分程度
・前賃料：賃料1ヵ月～2ヵ月分程度
・火災保険料：2～5万円/程度

大部分を占める敷金は返還の対象ですが一時的に高額な費用となるため、入念に計算・比較を行いましょう。

これからの時代にマッチしたオフィスのあり方

現在は新型コロナウイルスの蔓延に伴って、オフィスのあり方に変化が生じています。これからの時代にマッチしたオフィス選びができれば、生産性の向上にも繋がるでしょう。

ここでは、これからの時代にマッチしたオフィスのあり方を6点解説します。

ソーシャルディスタンスと換気を意識したレイアウト

コロナが収束した後であっても3密を避け、ソーシャルディスタンスを保つことは、引き続き必要になるでしょう。

打ち合わせの際でも密閉した小さな会議室に、長時間、多くのメンバーが集まるのは好ましくありません。座席を減らし、距離を保ったうえで会議室を使いましょう。定期的な換気も継続して行うことが大切です。

また、近距離での向かい合わせの社員配置もよくありません。仕切りを用いたり、対面にならないような工夫をしましょう。

フリーアドレス制の導入

今後はテレワークを取り入れた働き方が中心になる場合、オフィスの役割はコミュニケーションのためのスペースという意味合いが強くなります。

そのため、従来の固定席をやめて、自由に座席を選べるフリーアドレス制を導入することも選択肢の1つです。

フリーアドレス制では、部署やチームといった今までの部門を超えて、社内のコミュニケーションを活性化させることが可能です。また、部署を超えたプロジェクトのメンバーで座席を並べることもできるため、業務の効率化にも繋がるでしょう。

会議や面接のオンライン化

アフターコロナは会議だけなく、採用面接などもオンライン化が標準になると言われています。

オンラインでの会議や面接のメリットは、感染リスクの軽減だけではありません。移動の必要がないため、日程調整がしやすくなります。また、オンラインであれば遠方にいる人との会議や面接も可能です。

今までは都心に多くの企業が集まっており、優秀な人材も都心に多かったために、多くの企業は都心にオフィスを構えていました。しかし、会議や面接のオンライン化によって移動の必要がなくなれば、企業が都心にオフィスを構える意味も薄れてくるでしょう。

オフィス面積の縮小

アフターコロナのオフィス面積は、拡大する可能性と縮小する可能性の両方が考えられます。新型コロナ流行前のように、全社員がオフィスに出勤するのであれば、ソーシャルディスタンスを配慮して、オフィス面積を広げる必要があるでしょう。

一方で、テレワークが浸透し、社員がオフィスに出勤する機会が減少すれば空席が増えるため、オフィス面積を縮小するのは自然な流れです。

もし、オフィス面積を拡大するとなれば企業のコストは増えます。しかし、コロナ禍を通じてテレワークが機能することが分かったため、コスト削減のためにオフィス面積を削減することが有効といえるでしょう。

本社以外のサテライトオフィスも活用

本社とは別に、本社よりも社員が通勤しやすい場所に設けられたオフィスをサテライトオフィスと言います。

サテライトオフィスには本社と同様の業務ができるように、最低限のオフィス機器や通信環境、執務スペースが用意されています。

テレワークが浸透しても、自宅で仕事を行うには不都合な社員もいます。例えば、通信環境の問題や、同居家族の問題などもあるでしょう。

そのような場合にサテライトオフィスが活用可能です。自宅とは違い他の社員も利用するため、コミュニケーションスペースとしても利用価値があります。

テレワークツールの整備

ここで触れるテレワークツールとは、Web会議ツールのようなテレワークに必須のものではなく、テレワークのデメリットを解消するためのツールの整備を意味しています。

例えば、テレワークのデメリットとして、他の社員とのコミュニケーションの減少が挙げられます。対面のコミュニケーションができないため何気ない会話ができません。そのため、孤独を感じる社員も少なくありません。

これを解消するのが、仮想オフィスツールと呼ばれるものです。このサービスを利用すると、オフィスにいるときと同じような距離感で、会話が可能となります。

オフィス移転で要する費用

オフィス移転は予算感を持って進めることが重要です。そのため、どのような費用をどのくらい要するかを適切に理解しましょう。

ここではオフィス移転で要する費用を解説します。

引越し費用

引越しの費用は新オフィスの立地や作業量によっても大きく変動します。参考と値とはなりますが、従業員1人につき3万円から5万円程度が相場とされています。

企業の規模が小さく移転先も近いなど、大掛かりな作業にならない場合は、業者に依頼せずに自ら行うことも検討するとよいでしょう。

原状回復費

原状回復費も退去するオフィスの規模によって変動します。

一般的には坪単価3〜5万円程度が相場と言われていますが、ビルの規模や使用状況によっても異なる点に留意しましょう。

原状回復の業者は指定されている場合も多いですが、指定がない場合はいくつかの業者で見積もりを取ってもらうのがおすすめです。

敷金・仲介手数料等

敷金や礼金、仲介手数料等もオフィス移転の大部分を占める費用です。

上述した通り、敷金は賃料の6〜12ヵ月程度が相場となります。ただし、個人オーナーのビルなどは敷金が少ない場合もあるため、契約前に確認をしましょう。

礼金や仲介手数料、保証会加盟料などを含めて、新オフィスへの移転手続きで家賃の15ヵ月分前後を要すると考えておくと良いでしょう。

内装工事費用

内装工事費用は移転先の壁や床の表装や、設備の整理で要する費用です。

業者に依頼する場合、1坪あたり5〜20万円程度が相場と言われていますが、内装に拘りたい場合はさらに費用を要します。

費用は業者によっても変動するため、複数の業者から見積もりを取ると良いでしょう。また、小規模のオフィス移転であればDIYするのも1つの選択肢と言えます。

その他経費

その他に要する経費には以下のようなものが挙げられます。

・新調するオフィス家具・備品
・公的機関への手続きを専門家に依頼する場合の報酬
・名刺や封筒の印刷料

オフィス移転のコストを削減するためのポイント

オフィス移転には多額の費用がかかることも多々あります。オフィス移転が資金繰りに悪影響を及ぼしては本末転倒のため、コスト削減の意識を持って取り組みましょう。

ここでは、オフィス移転のコストを削減するためのポイントを4つご紹介します。

トータルサポートの業者を選ぶ

オフィス移転の手続きを全て業者に依頼したい場合は、トータルサポートの業者を選択しましょう。

プロジェクトの計画や設備工事、引越しなどを全て別の業者に依頼すると費用が高額になるだけでなく、さまざまな方面とのやり取りが生じ、手間にもなります。

そのためにも、計画の段階で業者に依頼する部分を明確にすることが重要となります。

旧オフィスの備品を持ち込む

旧オフィスの備品が使用できる場合、わざわざ新調せずに、新オフィスに持ち込むことも1つの選択肢です。

もちろん、心機一転して内装に合うデスクやチェアを揃えたい方もいるでしょうが、コストを削減しやすい要素でもあります。

また、旧オフィスで使わない備品は廃棄するのではなく、リサイクルに出すのも有効な手段です。一定の手間はかかりますが、買い取ってもらえれば予算に組み込むこともできるでしょう。

居抜きオフィスの検討

居抜きオフィスの活用も有力なコスト削減の手段です。

居抜きオフィスとは退去時の原状回復がいらないオフィスのことで、前の会社が使っていたレイアウトや備品をそのまま使用することができます。

内装工事や備品の購入が最小限に抑えられるため、大幅なコストカットに繋がるでしょう。

バーチャルオフィスの利用も検討

在宅勤務やテレワークが中心の企業であれば、バーチャルオフィスの利用もおすすめです。

バーチャルオフィスであれば、数万円程度の保証金と入会金を支払えばよく、敷金・礼金は不要です。また、月額料金も抑えられるため、固定費の削減にも繋がります。

バーチャルオフィスについては詳しく後述します。

バーチャルオフィスにオフィス移転する選択肢

バーチャルオフィスとは仮想の（バーチャル）事務所（オフィス）のことで、事業所の住所をレンタルできるサービスです。

その性質から実際の執務スペースは確保できませんが、格安で事業用の住所を得ることが可能です。

現在は在宅勤務やテレワークが主流となっているため、実際に仕事を行う空間が不要であるケースも多々あります。

そこで、オフィス移転でバーチャルオフィスを選択すると、会社の信頼度を高めたまま大きくコストカットを実現できる可能性があります。また、バーチャルオフィスの業者によっては会議室のレンタルや、事業のサポートもしている場合もあるため、業績アップが期待できるでしょう。

固定費を大きく削減できる

バーチャルオフィスを活用すれば、固定費を大きく削減できます。

実際の事務所を賃貸すると月々数十万円要する場合は多々ありますが、バーチャルオフィスであれば、月々数千円で利用可能です。

参考までに、東京都千代田区に位置するナレッジソサエティのバーチャルオフィスは、月額4,950円〜で利用することができます。会議室のレンタルも行っているため、定期的なオフラインでのミーティングを行っても、大きく固定費は減少するでしょう。

固定費が削減できれば利益率は向上し、経営の安定化に大きく貢献します。

事業への信頼度は高いまま

バーチャルオフィスを活用すれば一等地の住所を本店所在地にできるため、事業の信頼度の向上にも繋がります。

中には「オフィスを使わないから自宅住所で登記する」といった方もいますが、通常のアパートの住所と一等地ビルの住所では信頼度が大きく異なります。

また、自宅住所で法人登記するとプライバシーの問題も起きやすいといった理由からもバーチャルオフィスが有力な選択肢と言えるでしょう。

まとめ

現在は企業の働き方が大きく変化しています。その変化に合わせて、個々の実態に合ったオフィス移転ができれば、事業が成功する大きな要因となるでしょう。

また、事業規模の拡大やコスト削減など、オフィス移転をすべきタイミングは多々あります。その際に適切なスケジュール感でポイントを押さえた手続きが取れれば、よりオフィス移転の効果は高まると言えるでしょう。

オフィス移転には多額の費用を要するだけでなく、今後の固定費も変動する手続きであるため、バーチャルオフィスを含めて自分に合った移転先を検討してください。

参考

参考：テレワークにツールが欠かせない理由！おすすめのツール6選！