バーチャルオフィスの会議室はここをチェックするべき

バーチャルオフィスの利用を検討する際には、住所、郵便物転送、電話転送など様々な検討ポイントがあります。また利用スタイルとしては「自宅で仕事をするから作業スペースはいらない。しかし商談や打ち合わせはさすがに自宅ではできないので、会議室が必要。」という方は多いと思います。そうなると会議室の果たす役割は大きくなってきますので、使い勝手がよい会議室を持つバーチャルオフィスと契約をした方がよいでしょう。格安だからという理由だけで選ぶことは避けるべきです。

では、どんなポイントで使い勝手を判断するべきなのかをまとめてみました。バーチャルオフィスを比較する際に参考にしてください。

会議室があるか？

そもそものポイントとして会議室が設置されているか？という点が挙げられます。バーチャルオフィスは運営者によってはコストを抑えるために、法人登記をするだけの機能のしか持ち合わせていないバーチャルオフィスもあります。その場合は、会議室がありませんので会議室を利用することができません。

バーチャルオフィスの中には見学をせずに利用できるところもあるため、いざ利用しようと思ったときに実は会議室は設置されていないということがないように気をつけたいものです。

また思わぬ時に会議室を利用しなくてはいけないケースがあります。その中でもかなり重要なのは銀行の法人口座を開設するときに法人登記ある住所地での面談を求められるケースです。この場合、さすがに外で話すわけにはいきませんのでどうしても会議室での打ち合わせが必要になります。この時に会議室がないとなれば、法人口座の開設自体をあきらめなくてはいけないというケースも想定しなくてはいけません。

ちゃんとした会議室になっているのか？

バーチャルオフィスの中には、ちゃんとしたオフィス物件を使用して運営しているところと、居住用物件を転用して運営しているところがあります。つまりワンルームマンションのようなところで運営しており、その部屋を会議室と呼んで使用しているというバーチャルオフィスがあるということです。オフィス物件でしっかりと造作された会議室になりますので問題はないのですが、居住用物件を転用している場合、以下のような問題点が出てきます。

・入口がオフィスのエントランスのようになっておらず、初めて来館する方が戸惑う。
・ドアを開けて、外履きからスリッパなどに履き替えることになり、ビジネス感が薄れる。
・もちろん内装もビジネスユースではないため、きっちりとした商談などには向いていない。

—–ナレッジソサエティの場合—–

当社はりそな九段ビルというオフィスビルにあり、オフィスとして賃貸されている物件でバーチャルオフィスを運営しております。会議室もオフィス内の会議室として造作しておりますので、ビジネスユースとして対応可能な状態になっております。

利用料金は？キャンセルポリシーは？支払方法は？

利用料金・予約方法・キャンセルポリシーがどうなっているかも重要なポイントです。

利用料金は業者によってさまざまな料金体系となっています。価格×時間数でシンプルに料金を計算するところもあれば、何時間以上だと割安といったものだったり、そもそも時間枠が決められていて、その枠の価格がいくらという設定をされているケースもあります。

また夜間や土日に割増料金が設定されていないか？延長料金はどうなっているのか？というところもチェックしておきたいところです。自分が使いたい時間帯が割町料金の対象の時間帯になっていたら会議室のために必要とするコストがかなり上がってしまいます。

キャンセルポリシーも業者によってさまざまです。相手の都合で会議室の利用が不要になってしまった場合に、どのようになるかはチェックしておかないといけないところでしょう。

支払方法は、当日現金払い、当日クレジット払い、後日その他の料金と一緒に支払いといったパターンがあります。利用した日に都度支払いをする場合は、毎回経費処理をする必要が出てきますので、できればクレジット払いや後日請求書での一括支払いなどの方が手間は省けるでしょう。

予約はどのようにすればよいか？

予約は通常、電話で予約する、メールで予約をする、WEBで予約するという方法になるかと思いますが、電話での予約になるとバーチャルオフィスの営業時間内でしか受け付けてもらえないという点で不便です。またメールで予約をするという場合、メールを運営側が受信して予約をするという流れになりますので、こちらがメールを送った時点で予約が確定できないというデメリットがあります。また、電話・メールともに一度運営者サイドが人の手で予約を確保するということになりますので、人為的なミスで予約時間が異なって取られていたり、そもそも取れていなかったということが起こりうる可能性があります。こういった点からすると一番ベストな予約方法はWEBから予約するということになります。

—–ナレッジソサエティの場合—–

当社はWEB予約システムを導入しておりますので、24時間好きな時に予約を入れられます。

来館者が混乱するようなエントランスになっていないか？

バーチャルオフィスの中にはフランチャイズ展開しているところもあります。フランチャイズと言えば、コンビニや飲食店を思い出すことも多いでしょう。そういったフランチャイズのようにしっかりとしたブランドを確立してフランチャイズを展開していれば、「セブンイレブンに行く」となったときにその外観でしっかりとした認識ができますが、残念ながらそういったブランディングがうまくいっていないバーチャルオフィスもあります。つまり、来館者が指定されたフランチャイズで展開しているオフィスに行っても、自分がちゃんとその場所に来ていると認識できないようなところがあるということです。そうなると来た人は「ほんとにここで大丈夫なのだろうか？」という不安を持ってしまいます。相手を不安にさせるような会議室は避けるべきです。

—–ナレッジソサエティの場合—–

わかりやすいエントランスを大切にすることと、会員の方にゲストを招くときにどのようにするべきなのかをお伝えしています。

部屋数が潤沢にあるか？

会議室を借りたい時に借りられる状態になっていないと、とても使い勝手が悪くなります。もちろん、バーチャルオフィスは多くの人が利用しますし、共有が前提ですので利用したい時が重なるということは起こりえます。しかし、会議室のそもそもの絶対数が少なければ、いつも使っている人がいるという状態なります。よってある程度の会議室の数は必要ということになります。バーチャルオフィス業界全体を見渡してみると、利用者に対する会議室の数が全体的に少ないように感じますので注意してください。

また会議室の種類についても注意が必要です。起業時だからといって会議室が小さくてよいわけではありません。セミナーを開催したければそれ相応の会議室が必要になるように、様々な用途で会議室は使われます。よって会議室の種類が豊富にあること、なかったとしても自分が使うであろうタイプの会議室がいくつかあることが望ましいです。それがなければ結局貸し会議室を別途借りる必要が出てくるわけです。

—–ナレッジソサエティの場合—–

2名用～48名用の会議室・セミナールームをトータル14部屋ご用意しております。

完全個室か？半個室か？オープンスペースか？

会議室といってもさまざまなタイプがあります。完全に外部と遮断されている完全個室、一部が開いている半個室、そしてオープンな空間で打ち合わせする場所だけを確保するスタイルのスペースもあります。どんな会議室なのかチェックが必要です。完全個室になれば外部に声が漏れることはないため、人に聞かれたくない話をするのにも適しています。その一方で、のちに説明するセキュリティの問題がでてきます。また空調の問題が出てきます。半個室・オープンスペースの場合は、多少の音漏れなどはやむをえません。ただ相対的に完全個室より利用料金が安くなる傾向にあります。

—–ナレッジソサエティの場合—–

当社は完全個室・半個室・オープンスペースそれぞれのタイプの会議室を用意しておりますので、用途と予算に合わせて使い分けることが可能です。

中が見えるか？見えないか？

特に女性の利用者にとっては注意していただきたいのが、会議室の中が見えるのか見えないのか？という点です。業種やシチュエーションによっては、女性と男性が1対1で打ち合わせをしなくてはいけない場合があります。初対面で男女が1対1になることが頻繁に起こり得るビジネスもあります。そういった時に外から中の様子が全く分からない会議室ですとセキュリティ的に不安があります。そういう不安を払拭するためのひとつの方法として、少しは中の様子が見える状態なっていると女性にとっては安心感が増します。

—–ナレッジソサエティの場合—–

当社はガラス張りの会議室を多く用意して女性でも安心して使える環境を整えています。ただしガラス張りとはいえブラインドを降ろせるような仕様になっていますので、中が丸見えという状態にはなりません。

スタッフがいるか？

セキュリティ面でさらに追加のポイントとしてスタッフがいるか？という点も重要です。コストを抑えるために無人で経営しているバーチャルオフィスもありますが、打ち合わせになった場合に他に誰もないとなるのは安心度が格段に異なってきます。

また無人営業をしているバーチャルオフィスの場合、何かトラブルがあった時に誰も助けてくれません。プロジェクターが映らない、マイクの音が出ないなどスタッフがいれば解決してくれるようなことが自分で対処しなくてはならなくなります。

—–ナレッジソサエティの場合—–

営業時間のほとんどでスタッフが常駐しておりますので、トラブルが発生した時のサポートをさせていただきます。

空調が個別か？そうでないか？

空調については個別空調のところとフロア全体の空調のところがあります。理想はもちろん個別空調です。利用する人の体感に応じて温度が調整できる個別空調が一番望ましいのですが、全ての部屋に個別で空調を設置することはとてもコストがかかるため、それを実施しているバーチャルオフィスは会議室の利用料金にそれが転嫁されることになります。当社の場合も個別空調を設置したかったのですが、コストの関係で断念せざるをえませんでした。

備品はそろっているか？料金が別途かかるか？

備品は充実しているか？という点も重要です。打ち合わせの際にプロジェクターを使いたかったのに、プロジェクターが使えない会議室だったりだとか、ホワイトボードを使いたいのに設置されていないということがあり、取れるはずだった契約がとれないといったことにもなりかねません。なのでどういう備品が備えられているのかということは契約前に確認をしておいた方がよいでしょう。

最低限あって欲しい会議室の備品
・ホワイトボード
・プロジェクター

またそれらの備品については、無料で使えるのか？それでも有料になるのか？ということも確認は必要です。会議室の料金に含まれているのであれば追加の支払いは必要ありませんが、別途料金を取られるのであればそれらの料金も含めたコストを想定しておかなくてはいけません。また、ちょっと残念に感じるのは使える備品はあるのにもかかわらず、その費用を払いたくないためにホワイトボードやプロジェクターを使わずに商談等を行うという点です。特にその場所にプロジェクターが置いてあるにも関わらず使わないというのは、同席している人から見ると「なんで使わないの？」ということを思われかねません。

備品とは異なりますが、付随するサービスとしてお茶出しサービスを行っているバーチャルオフィスもあります。ひとりで事業を立ち上げた場合、当然従業員はいませんので来客にお茶を出したい場合は自分で行わなくてはいけませんが、自らがお茶を出しているのがあまりかっこが良くないという考えもあります。そんな時にはお茶出しサービスを利用することによって、自社スタッフが対応するという感覚で、来客にお茶を出すことができます。

—–ナレッジソサエティの場合—–

当社は会議室に設置されている備品はすべて会議室の利用料金内で使用できるようにしてあります。別途費用がかかることはありません。お茶出しサービスのみ料金をいただいております。

飲食はできるのか？

会議室内での飲食を禁止しているバーチャルオフィスもよくみかけます。飲食をすることによって会議室が汚れてしまうため制限をかけているのですが、一方で飲食ができれば、会議以外にも用途が広がります。ランチミーティング、交流会、セミナー後の懇親会などのイベントも行うことができますので、飲食がOKな会議室ではそういったイベントを積極的に活用した方がよいでしょう。その際は飲み物についてはアルコールがOKかどうかも気になるポイントです。

また飲食をした際のゴミの扱いもどうしないといけないか確認したいところです。大量に出たゴミをそのまま捨てて帰ることができるのか？それとも持ち帰らなくてはいけないのか？この違いで多く手間が変わってきます。

—–ナレッジソサエティの場合—–

当社の場合は個室の会議室では飲食はOKとなっています。またアルコールについても個室の会議室でしたらOKとなっていますので、交流を図るイベントに活用することが可能です。当社主催でランチ会やお茶会などを開催しています。

ゴミはあまりにも多い場合は、ご自身でお持ち帰りいただいていますが、多少のゴミでしたら捨てて帰ることが可能です。

来館した人はどのようにコンタクトをとればよいか？

打ち合わせや相談などで来館された方が、バーチャルオフィスの会員の方とどのようにコンタクトをとるかという点についても検討が必要です。コンタクトをとる手段が携帯しかない場合は、自分の携帯などを来館する人に教えなくてはいけません。その場合、事業用の携帯を用意していればよいですが、個人の携帯を共用している場合は、個人の携帯番号を知らせることになります。既に取引を行っている方ならよいですが、問い合わせがあって初めて会う人に会う前から個人の携帯番号を知らせなくてはいけないのは考え物です。

利便性の高い立地か？

やはり駅近であればあるほど便利はよくなります。自分が行くことも大変ですし、大変だと思うのであれば、来館する方も同じように大変と感じるわけですから、自分が大変と感じるような立地は避けたほうがよいでしょう。ただし利便性のよい立地となれば賃料も高くなりますので、その分会議室の利用料金も高くなる傾向にあります。

わかりやすい立地か？

WEBや電話などで問い合わせがあって初めて会うようなケースでは、場所がわかりやすいということも重要です。わかりにくい場所であった場合、近くまで来ていても探せなくて、「やっぱり行くのやめた」ということになる場合があります。せっかく集客活動を行って会うことができる段階までこぎつけたのに、場所がわかりにくいという理由で見込客を逃しては泣くに泣けません。

—–ナレッジソサエティの場合—–

当社は九段下の交差点の角にあり、りそな銀行が入っているビルですので、初めて来館される方にもわかりやすい立地となっています。

ネット環境はどうなっているか？

会議室利用時にネットにつないでプレゼンをしたり、資料をクラウドから取り出したりする必要に迫られることは十分考えられます。そのようなときにバーチャルオフィス側がネット環境を提供していなければ自分でポケットWifiなどを持っていかなくてはいけないでしょう。普段持ち歩いている人なら良いですが、そうでない人はそのためにわざわざ購入する必要があるかもしれません。それはもったいないことですので、ネット環境を提供しているバーチャルオフィスを選んだ方が賢明です。

またただ単にネット回線があるだけでなく、どれくらいの速さが出ているのかも重要です。これは可能であるならば、一度ネットに接続させてもらい体感としてサクサクネットが使えるのかをチェックさせてもらうのがベストでしょう。それも時を改めて複数回できればさらに望ましいでしょう。

—–ナレッジソサエティの場合—–

どなたも使える無料の回線を2回線とシェアオフィスメンバー限定の回線を1回線用意して、利用者が快適と感じるように努めています。

いずれにしても見学をしてみること

会議室をチェックする際のポイントを並べてきましたが、一番大切なことは実際に現場に行って見学をすることです。そして見学の際に最初に受けた印象を大切にしてください。その印象があなたがクライアントや見込客を招いて会議室を利用する際に受ける印象なのです。最初に受けた印象がマイナスであれば、商談などはマイナスからのスタートになってしまいます。

以上の点に注目してバーチャルオフィスを検討していただけると幸いです。
ナレッジソサエティの会議室も見学可能です。