バーチャルオフィスの郵便転送サービス

バーチャルオフィスの郵便関連サービス

郵便関連サービスはバーチャルオフィス関連の施設においては、事細かい設定がされていることが多く、利用前にしっかりと確認をすることが望ましいです。また利用する場合には、幾つかの注意点があるため留意が必要でしょう。

バーチャルオフィスにおける郵便物の取り扱いですが、サービス提供側からの観点とサービス利用者側から観点を比較してみれば、とても扱いの難しいサービスということがわかります。

バーチャルオフィス運営側の観点

・なるべく都度転送したい
・チラシも含めて都度転送したい
・重要書類などは特に預かりたくない

「保管」というアクションが間に挟まることによって、スペースの問題や管理の問題、紛失などのトラブルも含め、なるべく問題が少ない形で運営をしたいと考える運営側の希望があることがわかります。

バーチャルオフィス利用者の観点

・なるべくまとめて受け取りたい
・チラシなんて不要だから処理してほしい
・でも重要書類はタイムリーに受け取りたい

郵便物の要不要は利用者本人しかわからないという点は度外視して、なるべくコストを抑えて利便性が高い利用の仕方を希望するのがサービス利用者側の常といったところでしょうか。

全体としては

サービス提供者側としては、サービス利用者が本来であれば直ぐに受け取った方が良い内容の郵便物なのかどうかはわかりません。

また、中身を確認してそれを判断することも出来ません。

そのため、なるべく都度転送をして利用者側にトラブルが起こらない形が望ましいと考えますが、そのサービスは人的な作業が必要なため料金が発生してしまいます。

サービス利用者側として、なるべくコストは抑えたいのでまとめて受け取るような形が望ましいのですが、重要な郵便物等はやはりすぐに受け取りたいと思いますし、そもそも郵便物が届いたかどうかを知ることが問い合わせでもしない限り知り得ないことになります。

このような状況から、サービス提供者側は、リアルタイムで情報が更新される会員オンラインサービスなどを提供したり、非常に細分化された郵便物取り扱いメニューを提供していたりします。

よりご自身に合ったサービスを選ぶためには、まずはどの程度の郵便物を受け取る予定なのかを把握する必要があります。

例えば、ネット通販などで何かを購入した場合には、自宅に郵送をするか、オフィスでの受取の場合には日時指定を利用すれば問題は発生しにくいでしょう。

一方で、請求書等のお金のやり取りが発生する書類については、クライアント毎の支払サイトをしっかりと管理する等を行なえば重要書類が届くタイミングの大凡の予測が立ちますので、ご自身で上手に管理をする方法を考えることも大切です。

郵便物などについて、不安を感じる際には一度オフィスに足を運んでみて、納得がいくまで質問・相談をしてみるのが良いでしょう。

特に、利用を検討しているバーチャルオフィスなどが、実際にどのように「受け取ったメールを児謬んの手元まで運んでくれるのか」を正確に理解しておけば、これほど有益なサービスはまぎれもない事実です。

バーチャルオフィスが提供するその他サービス

「その他サービス」とそもそもなぜそのような表現を用いているかというと、バーチャルオフィス運営側が独自に提供をしているサービスが数多く存在しているからです。

もちろんこれは東京都内だけでも星の数ほど存在するバーチャルオフィス間の差別化戦略の一つかもしれませんが、もし仮に複数のバーチャルオフィスが利用候補に入ってきた場合は、これら「その他サービス」が決定的に決断要素になる可能性もあります。

バーチャルオフィスの申込をする場合には、それらの料金についても把握をすべきでしょう。

例えば外資系の運営会社の場合、世界中のサービス拠点における利用権利などが付帯する場合が多いようです。他にも、スタートアップ企業のためにセミナーや、契約者間の交流を深めるための定期的な催し物などを提供している運営会社もあります。

著者が寄稿しているナレッジソサイエティでは、動画を活用したプロモーションやマーケティング、または情報配信のための撮影スタジオがオフィス内に設置されており、このような形で運営会社の独自性等が見える場合も多いようです。

重要なのはサービスの価格ではなくトータルコスト

もう一点、重要な点は、あくまでも毎月の利用スタイルをしっかりと想定したうえでのトータルコストを検討する必要があるということです。

例えば、ナレッジソサエティの特徴の一つである、豊富な会議室や最大63名が収容可能なイベントルームなどは、例としてはわかりやすいといえます。

貸し会議室を提供するだけのビジネスを行っている会社も存在するほど会議室ニーズは高いといえますが、例えばこのような会議室を毎月定期的に利用するような場合に必要になるコストは決して安いものではありません。

これは、バーチャルオフィスを提供しているような施設であっても、やはり利用頻度によっては追加で必要になる費用は基本サービス金額に上乗せされる形になるため、どの程度の会議室利用が必要になるかをしっかりと計算しておく方が無難でしょう。

ナレッジソサエティの場合、バーチャルオフィスのプランで施設利用をしている場合の会議室利用料とシェアオフィスのプランで施設を利用している場合の会議室利用料には大きな金額の違いがあり、利用頻度が多ければ多いほどシェアオフィスを利用した方が月額が安くなるという逆転状態が発生します。

まとめ

バーチャルオフィスを検討する際に、皆さんはまずインターネットで検索をするでしょう。

「バーチャルオフィス　東京」でしょうか。

それとももっと地域を限定的に検索されるかもしれませんが、その検索結果を少し見るとすぐに出てくるコンテンツは「月額○○○○円！」のはずです。

その月額に含まれるサービスが何か、ご自身が必要とするサービスを利用すると結局毎月幾ら支払う必要があるのか、十二分に検討をした上でどの運営会社のサービスを利用するかを判断されることが望ましいでしょう。

忘れてはいけません。

「ご自身（貴社）と運営会社」の契約内容や信頼関係がどのようなものであるかに関わらず、運営会社（とそのファシリティやサービス）がクライアント企業からみた際のご自身（貴社）の印象となります。

良いファシリティのみならず、良いサービスを選択してください。

東京のバーチャルオフィスはナレッジソサエティ