法人節税の必殺技「出張旅費規程」とは?所得税非課税で社長・社員に日当が出せる!相場はいくら?

コラム

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    出張旅費規程とは?

    出張旅費規程とは、通常は日当が「給与扱い」となるところを「経費扱い(旅費交通費扱い)」にできる規定です。

     出張旅費規定なし出張旅費規定あり
    交通費実費支給規定で定めた金額を定額支給
    宿泊費実費支給規定で定めた金額を定額支給
    日当給与扱い経費扱い ※旅費交通費として

    出張旅費の金額は通常は「実際に支払った金額(実費)」支給ですが、出張旅費規程を作ると「規定で決めた金額を定額支給」することができます。

    極端な話、実費よりも少し多くの金額をもらうことも可能です。

    出張旅費規定を導入することで、「法人税の節税効果」や「事務作業の簡略化」などのメリットを得ることができます。

    出張旅費規程の導入方法

    出張旅費規程は自社で「出張旅費規程」を作成するだけで導入できます(役所等での手続きはありません)。

    • 目的
    • 適用範囲
    • 旅費の種類
    • 旅費の定義
    • 出張の定義
    • 出張の区分
    • 交通機関の定義
    • 出張旅費
    • 宿泊料
    • 日当、など

    法的に作成方法は決まっておらず、金額についても同様です。

    Web上には出張旅費規程のテンプレートが山ほどあるため、それらを参考に自社にとって適用しやすい内容を考えていくのが良いでしょう。

    税務調査をクリアするためには、整合性が問われることから矛盾のない一貫性のある内容に仕上げる必要があります。

    金額については一般的に妥当と判断される範囲(相場)に定めることが重要です。

    ビジネスサポート系の業者では、出張旅費規程作成代行を行っているところもあります。自社で作成が難しい場合は、そうしたサービスを利用するのもいいでしょう。
    ※コストをかけるほど難しい作業ではないので、自身で作成し税理士に確認してもらう流れでもいいです。

    出張旅費規程の適用開始日

    出張旅費規程は、出張旅費規程を作成した日から適用できます。

    出張旅費規程の内容に「実施期日」という項目を作成して、「○○年○月○日より実施」といった記述をしておけば問題ありません。

    ただし、出張旅費規程の運用開始にあたっては、従業員全員に事前に周知する必要がありますので、ご注意ください。

    出張旅費規程作成の注意点

    出張旅費規程を作成するにあたり、以下の3つの注意点をおさえておきましょう。

    • 対象者は全社員
    • 金額は相場の範囲で決める
    • 出張報告書や旅費精算書を作成する

    出張旅費規程の適用範囲は全社員を対象にしなければなりませんが、役職ごとに差をつけることはできます。

    金額については相場の範囲で決める必要があり、あまりにも高額な金額だと税務調査で指摘される可能性があります。

    出張報告書や旅費精算書などは出張の証拠として必要になるため、出張ごとに作成して保管するようにしましょう。

    出張旅費規程は個人事業主には適用されず法人のみの適用です。
    個人事業主は実費精算となります。

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    国税庁の見解

    国税庁は出張旅費規定に対し、以下のような見解を公表しています。

    国内の出張又は転勤のために、役員又は使用人に対して支給した出張旅費、宿泊費、日当については、支給した金額のうちその旅行について通常必要であると認められる部分の金額は、(消費税の取扱い上)課税仕入れになります。

    ただし、海外への出張又は転勤のために支給した出張旅費、宿泊費、日当は原則として(消費税の取扱い上)課税仕入れになりません。

    また、事業者が使用人等に支給する通勤手当(通勤定期等の現物による支給を含む。)のうち通勤のために通常必要とする範囲内のものは、所得税法上非課税とされる金額を超えている場合であっても、その全額が(消費税の取扱い上)課税仕入れになります。

    引用:国税庁 出張旅費、宿泊費、日当、通勤手当などの取扱い

    なぜ、所得税・住民税が非課税となるのか?

    出張旅費規程を元に支給した日当は役員・従業員側の所得税が非課税となるので、節税効果を目的に導入する会社も多いです。

    非課税になる理由は、「所得税基本通達」に記載されています。

    非課税とされる旅費の範囲 法第9条第1項第4号の規定により非課税とされる金品は、同号に規定する旅行をした者に対して使用者等からその旅行に必要な運賃、宿泊料、移転料等の支出に充てるものとして支給される金品のうち、その旅行の目的、目的地、行路若しくは期間の長短、宿泊の要否、旅行者の職務内容及び地位等からみて、その旅行に通常必要とされる費用の支出に充てられると認められる範囲内の金品をいうのであるが、当該範囲内の金品に該当するかどうかの判定に当たっては、次に掲げる事項を勘案するものとする。(平23課個2-33、課法9-9、課審4-46改正)

    (1)その支給額が、その支給をする使用者等の役員及び使用人の全てを通じて適正なバランスが保たれている基準によって計算されたものであるかどうか。

    (2)その支給額が、その支給をする使用者等と同業種、同規模の他の使用者等が一般的に支給している金額に照らして相当と認められるものであるかどうか。

    引用:国税庁-所得税基本通達-法第9条《非課税所得》関係-非課税とされる旅費の範囲

    以下は、筆者の補足です。

    (1)については、「全社員を対象」にする必要があります。

    また、(2)については「相場」をもとに決める必要があります。

    一般的な相場の範囲で金額を設定すること

    ▼データを元にした旅費等の相場

     社長一般社員
    日当(日帰り出張)4,000円~5,000円1,500円~2,500円
    日当(宿泊出張)4,000円~5,000円(1日分)1,500円~2,500円(1日分)
    宿泊費10,000円~15,000円8,000円~10,000円
    交通費各交通機関の相場相当の定額各交通機関の相場相当の定額
    グリーン車やスーパーシート等を認める企業の割合グリーン車:約45.0%
    スーパーシート等:約27.0%
    グリーン車:1.2%
    スーパーシート等:12.9%

    上記は「産労総合研究所」を参考にした情報ですが、各社によってグリーン車やスーパーシート等を認めるかどうかもかなり違いがあるようです。

    旅費規程は一般的に節税を目的に作ることが多いと思います。
    その際に上記の相場に従うと結構タイトな印象がありますね。

    税理士さんの見解にもよりますが、個人的には上記の倍額の設定でも妥当性は十分にあると感じます。

    支給する金額は相場の範囲で決める必要がありますが、割と自由に設定できます。

    あまりにも高額な設定にしない限りは、とくに税務調査で指摘されることもないでしょう。

    出張旅費規程は役職ごとに金額や内容を変更することができるので、他社の動向も加味して自社にとって最適な出張旅費規程を作りましょう。

    税理士によるコメント

     上記のとおり、出張旅費規程の制定や日当の支給は一般的にとられている節税策です。

     ただし、出張につき社員に日当を支給することは、その分会社としてのキャッシュの流出が増えることになるため、税金の納付が少なくなったとしても手元に残るキャッシュも相応に少なくなります。

     経理作業の簡略化、節税等のメリットと、上記のような導入することによるデメリット、そして、会社の業務内容、経営状況など、総合的に判断して決定することをおすすめいたします。  

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    出張旅費規程のメリット・デメリット

    メリット・デメリット

    出張旅費規程のメリット

    出張旅費規程は主に3つのメリットがありますが、一番注目されるのは「節税効果」です。

    • 事務作業を簡略化できる
    • 出張手当が給与扱いされず所得税と住民税が非課税となる
    • 旅費を定額支給ができるため、実費との差額が役員・従業員の収入となる

    メリット①:事務作業を簡略化できる

    通常、経理作業はレシートや領収書を元に実費精算の確認を行います。

    しかし、出張旅費規程を導入すると「出張旅費規程」を元に経理作業を行えるため、レシートなどの確認作業を省略できます。

    2018年、筆者は海外出張が複数回ありました。
    現地での滞在が長期に渡ると、現地通貨から日本円への換算・為替事務手数料など複数の取引が重なるレシートや明細が溜まっていきます。

    この経理業務は国内の領収書などと比較して負担が増えます。
    旅費規程なら日々定額で換算できてしまうので「ああ、便利…。」と痛感しました。
    ある意味隠れたメリットでしたね。

    メリット②:出張手当が給与扱いされず所得税と住民税が非課税となる

    通常、日当は給与扱いなので損金算入されない課税所得の扱いです。

    しかし、出張旅費規程を導入すると「非課税所得」の扱いとなるため、所得税・住民税がかかりません。

    また、会社側でも日当分が法人税の計算上経費となるため、会社と社員の双方にとってメリットがあります。

    メリット③:旅費を定額支給ができるため、実費との差額が収入となる

    社員にとって出張旅費規程で定額支給されることは、定額よりも実費が少なければその差額が収入となるメリットがあります。

    ただし、基本的に宿泊費の負担がない場合は、宿泊費を支給しないといった内容を盛り込むことが多いので、実費を0円にして支給額の利益を増やすことはできません。

    各社によって内容はさまざまなので、自社の規定をしっかり確認しておきましょう。

    出張旅費規程のデメリット

    • 社員数や出張回数が多いとコスト増で資金繰りが悪化する
    • 社長単体での出張が多い場合、毎回の報告書作成が本当に面倒…

    出張旅費規程は規定に沿ってお金を支給しなければならないため、状況によっては資金繰りが悪化することがあります。

    毎月十分な利益が出ている状況において、税金対策として大きな効果が見込める手法です。

    一方で赤字など、資金難に陥っている状況では得策ではないかもしれません。

    ある程度キャッシュに余裕がある状況で検討するのが良いでしょう。

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    結論:社長1人で運営している会社は「旅費規程」を検討しやすい

    出張旅費規程を導入してメリットとデメリットのどちらの比重が大きくなるのかは、経営状況次第です。

    社長さんが1人で運営しているような小規模な会社のほうが出張旅費規程のメリットを判断しやすいと思います。

    これから人成りを検討している個人事業主の方や法人設立直後の社長さんなどは、節税対策として出張旅費規程を検討してみてはいかがでしょうか。

    出張旅費規程は会社の経営と密接な関係があるため、実際に導入を検討する際に迷うときは税理士などプロに相談してみるのがおすすめです。

    アドバイスを受けるだけでも疑問を払拭してビジョンが鮮明になるので、時間のあるときに相談してみるといいですね。

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    法人カードの年会費は経費にできるため、出張旅費規程で経費を増やしたいと考えている企業にとっても相性がいいですよ。

    出張旅費規程の導入後に法人カードを使うと、日当は非課税で定額支給できますが、「交通費」と「宿泊費」は実費精算となるので定額支給できなくなります。

    法人カードを持っている状況で交通費と宿泊費も定額支給したい場合、現金払いや個人クレジットカード払いにしましょう。

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